PASO 1: integración del grupo pre cooperativo

Reunir un grupo de personas interesadas en formar una cooperativa con el fin de resolver las necesidades económicas y sociales de su familia o comunidad. Este grupo requiere una idea productiva, interés de organizarse con otras personas con las que tengan un vínculo común de ubicación geográfica, experiencia en el negocio, necesidades. Debe estar conformado por mínimo 20 personas (cooperativa tradicional) o 12 personas (cooperativa autogestionaria).

Posterior a esto, se debe establecer el Comité Central de Organización que dará los primeros pasos para inscribir la cooperativa. Este Comité tendrá la función principal de organizar al grupo para que logre concretar su idea de proyecto, así como organizar y generar la documentación previa a la Asamblea Constitutiva. El grupo puede solicitar la asesoría y acompañamiento gratuito del Departamento de Promoción del INFOCOOP.

PASO 2: elaboración del proyecto empresarial

El Comité Central de Organización generará un perfil de la situación social y económica de cada futuro asociado, con el fin de conocer las fortalezas y debilidades del grupo. Seguidamente, se debe elaborar el perfil del proyecto productivo de la organización. Incluye justificación, objetivos, zona de influencia, viabilidad del producto, capacidad gestora del grupo pre cooperativo, impacto del proyecto, requerimientos financieros, obstáculos. Para facilitar su elaboración descargue la Guía para elaborar el estudio de posibilidad, viabilidad y utilidad para la inscripción de un organismo cooperativo ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) en la web del INFOCOOP.

PASO 3: elaboración de estatutos

El Comité Central de Organización tomará los documentos facilitados por INFOCOOP para ajustarlos, según el tipo de cooperativa que se va a formar. Los estatutos son el conjunto de reglas de derecho establecidas por los asociados (as) que organizan la vida del ente, fijan sus derechos y obligaciones y la de los órganos sociales y regulan el funcionamiento, disolución y liquidación de la entidad. Es necesario invertir tiempo y esfuerzo en su elaboración.

PASO 4: elaboración de la asamblea constitutiva

El Comité Central de Organización convocará la Asamblea Constitutiva. En la reunión donde se entrega la propuesta de Estatutos y el Perfil de Proyecto a los asociados, se debe convocar a la Asamblea Constitutiva y brindar la agenda de la misma. Esta debe convocarse con al menos 8 días de anticipación y un máximo de 15 días. En la Asamblea participarán con voz y voto todos los futuros asociados, que hayan estudiado la propuesta de Estatuto, cancelado el 25% del capital social suscrito y la cuota de admisión. De esta Asamblea resultará el Acta Constitutiva, documento que legaliza la constitución de la cooperativa, deberá ser autenticada por un abogado/a.  Esta Asamblea elige el Consejo de Administración el cual asume la conducción de la cooperativa. El Consejo de Administración designará un Gerente, no necesariamente debe ser asociado a la cooperativa.

 PASO 5: trámites de inscripción

1. Gestión de cuenta bancaria: El gerente debe abrir una cuenta bancaria, donde depositará al menos el 25% del capital social inicial.
2. Gestión de certificación del 25% del capital social: El Gerente debe acudir al INFOCOOP a solicitar una certificación de la existencia del 25% del capital social suscrito.
3. Entrega de documentos a Promoción: Para la gestión de la certificación del 25% del capital social y la aprobación del estudio de Posibilidad, Viabilidad y Utilidad, el Gerente presentará ante el área de Promoción una copia de los siguientes documentos: Estudio de Posibilidad, Viabilidad y Utilidad, Estatuto aprobado en asamblea, Nómina de capital suscrito y pagado, Declaración jurada, Certificación del ente bancario, Acta constitutiva, Acta de la primera sesión del Consejo de Administración y Comités, Carta firmada por el gerente dirigida a la gerencia de Promoción donde hace constar la entrega de la documentación. La mayoría de estos documentos deben ser autenticados por un abogado. La presentación de estos documentos le permite al INFOCOOP emitir la respectiva certificación y aprobación del proyecto.
4. Entrega de documentos al MTSS: El MTSS es el encargado de emitir la personería jurídica de cada cooperativa. El Gerente entregará al Departamento de Organizaciones Sociales del MTSS, los mismos documentos que brindó al área de Promoción del INFOCOOP junto con una carta firmada por el Gerente dirigida a este departamento, acusando envío de documentos y solicitando la personería jurídica. El MTSS le entregará, sin costo alguno, un edicto en el que certifica que la cooperativa existe.
5. Publicación en La Gaceta: El Gerente debe llevar el Edicto del MTSS en forma digital a la imprenta Nacional y pagará un monto económico para que La Gaceta lo publique por tres ocasiones.
6. Emisión de la personería jurídica: se deberá imprimir la tercera publicación en La Gaceta y presentarla a Organizaciones Sociales del MTSS a fin de que se extiendan las personerías jurídicas correspondientes. Estas personerías certifican que la cooperativa está en funcionamiento.
7. Gestión de la cédula jurídica: el Gerente debe gestionarla ante el Departamento de Cédulas Jurídicas del Registro Público. Junto con la certificación de la personería jurídica del Gerente debe aportar una carta, autenticada por un abogado/a, donde solicite por primera vez la cédula.
8. Proceso de legalización de libros: debe presentar ante Supervisión Cooperativa del INFOCOOP, documentos con Dirección exacta, correo electrónico, número de teléfono, Copia de la cédula jurídica, Copia del estatuto social completo, registrado en el MTSS, Copia del Acta de la Asamblea Constitutiva, Copia del recibo de cancelación de la póliza de fidelidad vigente y Copia de la certificación de personería jurídica extendida por el  MTSS, de las siguientes figuras administrativas: Gerente, Consejo de Administración, Comité de Vigilancia y Comité de Educación y Bienestar Social. Libros a legalizar: Actas para Asambleas Generales 500 folios, Actas para Consejo de Administración 500 folios, Actas para Comité de Vigilancia 500 folios, Actas para Comité de Educación y Bienestar Social 500 folios, Diario, Mayor, Inventarios y Balances, Registro Permanente de Asociados o Afiliadas 200 folios. (tarda aproximadamente 2 meses).

*Información tomada de la página web www.infocoop.go.cr

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